Know How und Ideen für abwechslungsreiche Großveranstaltungen

Wer es gern dynamisch, weniger frontal und interaktiv mag, kam bei unserem REFAK Seminar, das vom 21.03.-23.03.2023 statt fand, auf seine Rechnung. Beim Lesen des Blogbeitrags werdet ihr auch gleich zahlreiche Methoden zur Beteiligung der Teilnehmer:innen kennenlernen 😉
Trainiert haben übrigens wir, Lena Doppel-Prix und Peter Hofmann.

Partizipative (beteiligende) Methoden ermöglichen es, das Wissen und die Erfahrungen aller Teilnehmer:innen einer Veranstaltung zu nutzen, und diese dadurch abwechslungsreicher und informativer zu machen. Wie dies in gewerkschaftlichen Großveranstaltungen möglich wird, war Thema unserer zweieinhalb Tage. Unser Workshop wurde bereits das zweite Mal durchgeführt – der erste fand 2019 statt  –  und wurde als Fortsetzung und Ergänzung des Seminars (Groß)Veranstaltungen professionell moderieren geplant.

Wozu eigentlich mutige Methoden?

Am ersten Tag ging es gleich los mit dem Thema Erfahrungsaustausch: die Teilnehmer:innen stellten sich vor und teilten, was sie am Thema große Gruppen WIRKLICH interessierte. Die Sammlung entstand gemeinsam im Online-Whiteboard „Miro“.

Danach gab es eine erste kreative Kennenlern-Übung: Die Teilnehmer:innen schrieben auf ein Blatt Papier vier Aussagen über sich selbst. Drei davon waren korrekt, aber eine davon stimmte nicht. Anschließend gingen die Teilnehmer:innen bunt gemischt durch den Raum und versuchten in wechselnden Zweiergesprächen zu erraten, welche Aussage des Gegenübers die falsche war. Diese Methode ist eine sehr einfache Möglichkeit, auch in großen Gruppen ein paar Menschen besser kennenzulernen und die Stimmung aufzulockern.

Unser Seminarprogramm

Nach einer kurzen Programmvorstellung – genutzt wurde dafür das Online Mindmapping-Tool Mindmeister  – wandten wir uns der ersten inhaltlichen Frage zu:

Story-Telling

Mit einer Story-Telling Übung sammelte die Gruppe im Plenum, was ihrer Erfahrung nach, eine Großgruppenveranstaltung positiv beziehungsweise negativ macht. Neben dem Effekt, dass erste interessante Erfahrungen miteinander geteilt wurden, floss das Ergebnis in die weitere Planung und Prioritätensetzung des Seminars ein.

Wir waren uns einig: Es braucht mutige Methoden, um Großveranstaltungen partizipativer zu machen. Denn klassische Konferenzschemata sind meist sehr vortragslastig und somit frontal. Auf den meisten Veranstaltungen erleben die Teilnehmer:innen – und erwarten es teilweise auch –, dass man in Kinoreihen sitzt und Vorträgen zuhört – vielleicht ab und zu dazwischen in Workshops geht, um dort aber wiederum Vorträgen zuzuhören! Daher braucht es Mut, als Moderator:in oder Veranstaltungsplaner:in, Methoden vorzuschlagen, die Teilnehmer:innen in Aktion und Austausch bringen und damit oft aus der Komfortzone herausholen. Wir waren uns aber auch einig, dass es sich lohnt. Denn die Beteiligung erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Teilnehmer:innen, sie ermöglicht es auch, die Expertise und Erfahrung aller im Raum nutzbar zu machen.

Rahmenbedingungen

Anschließend ging es um die Rahmenbedingungen für die Vorbereitung von Veranstaltungen: was muss man alles beachten, um eine Veranstaltung erfolgreich zu planen?

Anhand von vier Planungsfolien stellten die Trainer:innen ein dreiteiliges Planungs-Modell vor, das die Teilnehmer:innen in Miro mit Post-its ergänzten.

Große Gruppe mit strukturierten Methoden

Am Nachmittag des ersten Tages setzten wir uns mit strukturierten, erprobten Formaten für die Arbeit mit großen Gruppen auseinander:

• Open Space Technology inklusive der Abwandlung Barcamp / Un-Conference
• Future Search
• Appreciative Inquiry

Alle diese Formate haben gemeinsam, dass vorher nicht klar ist, was am Ende rauskommt. Da geht es um Kontrolle abgeben für die Organisator:innen bzw. Initiator:innen. Und gleichzeitig bieten diese Formate die große Chance kollektive Intelligenz zielgerichtet zu nutzen!

Die Teilnehmer:innen erarbeiten sich hier in drei Kleingruppen selbst, mittels Internetrecherche, die wichtigsten Informationen zum Einsatz dieser Methoden.

Große Gruppe auch im großen Raum

Am zweiten Tag hatten wir die Möglichkeit, den großen Veranstaltungssaal des AK Bildungszentrums zu nutzen und konnten dort verschiede Raumsettings ausprobieren. Im Tun wurde deutlich, wie verschiedene Sessel- und Tischanordnungen einen Raum, die Stimmung und die Austauschmöglichkeiten verändern: Wie wirken Tischgruppen oder Sesselkreise in einem großen Raum? Wie viel Platz „verliert“ man bei solchen partizipativen Anordnungen?

Klar wurde: Partizipation benötigt auch ein dementsprechendes Raumsetting!

Ein freundlicher Techniker war extra für uns vor Ort und plötzlich waren wir auch schon auf der Leinwand ganz groß im Bild. In einer spontanen Session beantwortet uns der Techniker die Frage, was sich durch Corona an der technischen Ausstattung des Raums geändert hat: Hauptsächlich die Ausstattung mit Kameras, einem Video-Kontrollstation für Teams-Videokonferenzen und Ausbau der Funkmikrofone. Wir lernten auch, dass es für eine hybride Veranstaltung mit Teilnehmer:innen im Saal und über Videokonferenz bis zu drei Personen in der technischen Betreuung braucht: Tonsteuerung, Lichtsteuerung und Video- und Videoconferencing-Steuerung.

Nach dem Experimentieren im Raum mit diversen Sitzanordnungen probierten wir vor Ort die Gruppenmethoden „Fishbowl“ in drei konzentrischen Kreisen und ein „World Café“ aus. Anschließend gibt es noch eine kurze Einheit zum Thema Planung von hybriden Veranstaltungen.

Am Nachmittag nutzen wir den großen Raum, um in Kleingruppen weitere Methoden zu erarbeiten. Als Informationsquelle diente dabei eine Auswahl an Methoden aus dem Refak-Blog. Im Anschluss stellten drei Gruppen drei Methoden kurz vor: den „heißen Stuhl“, die Intervention mittels paradoxer Fragen und die ABC-Methode.

Dritter Tag

Der dritte und letzte halbe Tag begann mit einem Praxisbeispiel: anhand eines Teamskripts für eine Großgruppenveranstaltung besprachen wir, welche Elemente eine gute Vorbereitung hat. Die Tabellenstruktur „Wann? | Themen | Methode | Raum / Material“ bietet hier einen bewährten Raster für die Vorbereitung des detaillierten Ablaufs.

Kollegiale Beratung

Danach stand der Hauptteil des Vormittags im Zeichen der kollegialen Beratung. Drei Teams holten sich dabei Tipps und Tricks von Teilnehmer:innen und Trainer:innen für bereits angedachte Veranstaltungen. Die Themen waren: eine Informations-Veranstaltung für Betriebsrät:innen zum Thema klimagerechte Mitbestimmung und die Planung einer AK-Klausur einer oberösterreichischen Region.

Abschließend gab es noch eine kurze Einheit zu digitalen Tools, die es auch in sehr großen Gruppen ermöglichen, möglichst viele Teilnehmer:innen einzubinden, um zum Beispiel Feedback zu strukturieren. Aus der großen Gruppe der Audience Response Tools (auf deutsch: Werkzeuge, die es dem Publikum erlauben auf das Veranstaltungsgeschehen zu antworten) hatten wir Mentimeter am ersten Tag bereits ausprobiert. Ein zweites Tool Mindmeister wurde genutzt, um das Programm vorzustellen und mit Miro wurden einerseits Plenumskommentare gesammelt und andererseits eine kurze Folienpräsentation mit Kommentaren begleitet. Die begleitende Dokumentation zum Seminar – inklusive zusätzlicher Linktipps – haben wir in Google Docs geführt.

Zu Abschluss entstand noch eine gemeinsame Mentimeter-Wordcloud zur Frage: Was für neue Ideen habe ich für meine nächste große Gruppe?

Nach zweieinhalb Tagen zum Thema große Gruppe gingen Teilnehmer:innen und Trainer:Innen mit vielen neuen Eindrücken und Anregungen nach Hause.

Wir sind schon alle gespannt auf die vielen mutigen Veranstaltungen, die daraus entstehen werden.

Quellen

• Future Search / Zukunftskonferenz
• Open Space Technology
• Offene Open Space Veranstaltungen (D/A/CH)
• Appreciative Inquiry / Wertschätzende Befragung

Trainer:innen: Lena Doppel-Prix und Peter Hofmann