#visdo_32: ausgezeichnete digitale Meetings

Meetings mit Bildern unterstützen

Zoom, MS Teams, Big Blue Button, Webex, Skype for Business,… was haben wir nicht alle die letzten Wochen und Monate ausprobiert. Und langsam fühlen sich die digitalen Zusammenkünfte auch mehr nach Alltag an, oder? Dennoch – so ganz geheuer ist die Technik vielen immer noch nicht und die Frage bleibt: Wie kann man die neuen Tools sinnvoll nutzen?

Da in der Hektik des beruflichen Alltags oft nicht die Zeit bleibt, um sich darüber Gedanken zu machen, hab‘ ich mir gedacht, ich gebe euch ein paar Tipps mit auf den Weg, die euer nächstes digitales Meeting aufwerten können. Los geht’s…

1. Digitale Whiteboards

Digitale Whiteboards, wie miro oder mural, eigenen sich ganz großartig dazu, Meetings visuell zu begleiten. Einige der Dinge, die wir damit festhalten können:

  • Agenda
    Visuell heißt nicht immer, dass man ein Icon zeichnen oder etwas bunt machen soll. Oft geht es einfach darum, Dinge eben nicht nur zu sagen, sondern auch sichtbar und damit länger zugänglich zu machen. Die Agenda ist eines der Elemente, die den Teilnehmer*innen Orientierung geben und dafür sorgen, dass Zeiten und Inhalte strukturiert abgearbeitet werden.
  • Teilnehmer*innenliste
    Wenn sich die Gruppe noch nicht kennt, macht es Sinn, auch die Teilnehmer*innen mit Namen und ev. Fotos festzuhalten. So kann jede*r vor oder während des Meetings rausfinden, wer sonst noch dabei ist.
  • Erwartungen
    Erwartungen digital abfragen geht wesentlich schneller als jede*n einzeln reden zu lassen und man kann die Ergebnisse gleich clustern (in Gruppen einteilen), was die Übersicht erleichtert.
  • Brainstorming
    Auch hier gilt: Digital geht es schneller, als wenn alle der Reihe nach präsentieren. Schön ist es, wenn es für die digitale Sammlung eine Vorlage gibt, die genutzt werden kann und wo die Teilnehmer*innen ihre Ideen eintragen können.
  • Punktabfragen
    Wenn etwas zur Abstimmung steht, kann man mit Hilfe von Punktabfragen schnell ein Gefühl dafür bekommen, wo die Präferenzen liegen. Dies kann eindimensional passieren (eine Gerade entlang derer die Punkte „geklebt“ werden oder Kärtchen, denen die Punkte zugewiesen werden) oder auch mehrdimensional (zwei Achsen – zum Beispiel steht die vertikale Achse für die praktische und die horizontale für die theoretische Erfahrung oder eine Achse steht für Dringlichkeit und die andere für Wichtigkeit).
  • Aufgabenverteilung
    Werden beim Meeting Aufgaben zugewiesen, sollte dies auf jeden Fall visuell festgehalten werden. So sieht jede*r gleich, ob er/sie richtig eingetragen ist und man verliert den Überblick nicht.
  • Referenzmaterial
    Im digitalen Whiteboard können auch weiterführende Links, Videos und Dokumente ablegt werden. Wenn man die Frames (Bereiche) richtig setzt, lassen sich dann am Ende des Meetings mit ein paar Klicks die gesamten Inhalte als pdf exportieren. So schnell kann es mit dem Protokoll erstellen gehen, wenn alles gut vorbereitet ist. 🙂
digitale Meetings – Ideen

2. Table Top Kamera

Mit einer Table Top Kamera (eine Kamera, die von oben den Schreibtisch filmt – das kann auch die Telefon-Kamera sein) kann man während des Meetings bequem zeichnen, schreiben und Unterlagen herzeigen. Es empfiehlt sich, einen eigenen Account für diese Kamera anzulegen, damit man während des Meetings nicht hin und her schalten muss.

3. Protokoll

Wird das Protokoll nicht mit Hilfe des digitalen Whiteboards erstellt (siehe 1.), kann es auch händisch geschrieben (zum Beispiel mit dem Setup einer Table Top Kamera – siehe 2.) und im Anschluss gescannt werden (siehe #visdo 18 zum Thema Scannen).

Wer nicht analog schreiben und zeichnen will, kann ein Zeichentablet zur Hilfe nehmen (siehe #visdo 21) und dabei zum Beispiel auch den Bildschirm teilen, damit alle mit schauen können. Meine erste Wahl dazu ist nach wie vor das iPad mit dem iPencil.

4. Das gute alte Papier

Doch auch mit Papier lässt es sich im digitalen Meeting arbeiten. Wenn ihr Flipcharts verwenden wollt, würde ich euch empfehlen, sie im Querformat hinter euch an der Wand oder an einer Pinnwand anzubringen. So können sie besser gesehen werden als im Hochformat.

Alternativ bietet sich auch die Arbeit mit elektrostatischen Kärtchen an. Auf diese kann man wichtige Stichworte notieren und sie bequem an die Wand oder auf ein Fenster (bzw. jede ebene, glatte Oberfläche) anbringen. Achtet beim Schreiben darauf, den richtigen Stift zu verwenden (keinen Flipchart-Stift, sondern einen Whiteboard-Marker oder einen Permanent-Marker).

5. Teilnehmer*innen aktiv werden lassen

Als Moderator*in kann man die Teilnehmer*innen auch selbst aktiv werden lassen, indem man ihnen Aufgaben stellt. Dies sorgt für Abwechslung und kann müde Teilnehmer*innen wieder ins Boot holen und aktivieren.

Ideen dazu:

  • Lasst die Teilnehmer*innen Assoziationen zum nächsten Thema zeichnen. Wenn alle fertig sind, werden die Bilder in die Kamera gehalten und mit einem Screenshot festgehalten, um dann ins Protokoll oder das digitale Whiteboard übernommen zu werden.
  • Mit Handzeichen (Daumen rauf, runter, gerade) kann man Stimmungen abfragen.
  • Durch farbige Kärtchen, die in die Höhe gehalten werden, können Teilnehmer*innen ihre Meinung (ja/nein) zu einem Thema kundtun.

Für welche Methode ihr euch auch entscheidet – das Entscheidende ist, dass ihr mehr bietet als nur Köpfe, die in die Kamera sprechen, denn die können die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen nur für kurze Zeit halten.

Probiert am besten verschiedene Zugänge aus, entwickelt eigene Methoden und reagiert auf das Feedback eurer Gruppe. Das digitale Format bietet uns so viel Spielraum, Neues zu entdecken und kreativ zu werden: Nutzt das, um ausgezeichnete digitale Meetings zu gestalten!

Autorin: Lana Lauren

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