Mini-Serie: Frameworks & Großformate
Die Projektschmiede (oder „Design for Wiser Action“) schafft einen Raum, der Menschen, Perspektiven und Erfahrungen zusammenbringt. Die klare Vorgehensweise in 3 Phasen gibt Orientierung, schärft den Fokus in den einzelnen Phasen und lässt genau dadurch Energie & Flow entstehen. Die Grundidee ist wie bei allen Formaten aus dem Repertoire des Art of Hosting (u.a. auch sehr bekannt ist das Weltcafé), dass viele unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen gemeinsam etwas Neues erschaffen können (Co-Creation), in diesem Fall, dass Impulse von außen helfen, festgefahrene Gedanken zu lösen, auf neue Ideen zu kommen und in Projekten neue Schritte zu wagen. Voraussetzung ist eine Offenheit, ein Einlassen auf andere Sichtweisen und eine neugierige & forschende Grundhaltung – von den Projekteinbringer:innen & den Teilnehmenden.

Eine Projektschmiede eignet sich:

• für die Schärfung, Durchlüftung und Weiterentwicklung von schon konkreten Projekten & noch vagen Ideen
• wenn die Projekteinbringer:innen ein konkretes Interesse und Anliegen haben, neue Impulse & einen offenen Beratungsraum suchen, blinde Flecken beleuchtet haben wollen, Ideen überprüfen wollen, Kontakte suchen, etc.
• wenn über die konkreten Projekte hinaus auch Vernetzung und Erfahrungsaustausch erwünscht ist

Das Wichtigste zu den einzelnen Phasen & Rollen:

Wie bei allen Großformaten gibt es eine ganz klare Struktur:

• Im Einstieg gibt es einen kurzen Check-in, Ablauf & Spielregeln werden vorgestellt und die Projekteinbringer:innen stellen ihr Projekt kurz vor (max. 2-3min): Worum geht es in dem Projekt? Welche konkrete Frage bringe ich für die Gruppe mit?
  Jedem Projekt wird ein Tisch & ein:e Tischgeber:in zugeordnet, die für die Moderation und Ergebnissicherung zuständig ist. Bestenfalls gibt es dafür eine Vorlage. Die Teilnehmenden verteilen sich an den Tischen und werden zu Unterstützer:innen der Projekte.
• Phase 1: Eintauchen ins Thema
  In der ersten Phase stellt die Projekteinbringer:in das Projekt nochmals ausführlicher vor (10min) und ein erstes Eintauchen ins Thema findet statt. Die leitenden Fragen sind hier: Welche Bilder tauchen auf? Worüber möchte ich mehr erfahren? Welche Fragen stellen sich mir? Was ist noch unklar?
• Wechsel: Die Projektgeber:innen & Tischgeber:innen bleiben, die Unterstützer:innen wechseln den Tisch zu einem neuen Projekt
• Phase 2: Verfeinern & kritisches Hinterfragen
  In dieser Runde haben Bedenken ihren Raum und es können kritische Fragen gestellt werden. Die Projektgeber:innen leiten kurz ein (5min, Fokus auf: Was ist neu dazugekommen? Was hat mich überrascht? Wo habe ich offene Fragen?) dann sind die Unterstützer:innen gefragt: Was gilt es zu bedenken? Was sehen wir noch? Welche Fragen müssen noch geklärt werden?
• Wechsel: Jetzt wechseln die Unterstützer:innen wieder zurück in ihre ursprüngliche Gruppe
• Phase 3: Ernten, Verdichten, nächste Schritte benennen
  Die Projekteinbringer:innen ziehen ein erstes Fazit: Wo stehe ich jetzt? Was hat sich entwickelt? Was ist meine Erkenntnis? Welche Bedenken beschäftigen mich? Wo stehe ich noch an? Die Untertützer:innen ergänzen und stellen idealerweise Ressourcen und Kontakte zur Verfügung, die  für das Projekt hilfreich sein könnten.
• Abschluss: Wieder in der Gesamtrunde haben alle Projektgeber:innen nochmals die Chance, ihre wichtigsten Erkenntnisse & nächsten konkreten Schritte zu teilen.

Praktische Tipps für die Veranstaltung von Projektschmieden

• Klar kommunizieren: Wofür ist die Projektschmiede da – und wofür nicht?
  Je klarer der Fokus der Gesamtveranstaltung sowie in den einzelnen Projekten ist, desto zielgenauer können die Rückmeldungen sein und es entstehen keine falschen Erwartungen und dadurch ausgelöste Enttäuschungen. Meistens findet im Vorfeld von Projektschmieden eine Einreichung statt, schon da kann auf einen Fokus geachtet werden.
• Nicht zu viele Projekte gleichzeitig annehmen
  Damit die Idee der Projektschmiede wirklich aufgeht, sollte eine Mindestanzahl an Unterstützer:innen pro Projekt zur Verfügung stehen; ideal sind 4–6 Personen pro Projektgruppe – das sind genug unterschiedliche Perspektiven, aber noch gut zu moderieren.
• Eine gute Balance zwischen Struktur & Freiheit schaffen
  Gerade für mit solchen Formaten unerfahrene Personen braucht es genug Orientierung, um kreativ sein zu können, d.h. für die Organisator:innen und die Moderation: die unterschiedlichen Rollen gut erklären, Briefings für Projekteinbringer:innen, Leitfäden für Tischgeber:innen mit Aufgaben und einer klaren Arbeitsstruktur (Phasen + Leitfragen, Zeitangaben), Vorlagen für die Dokumentation zur Verfügung stellen
• Die kurze Projektpräsentation im Plenum („Pitch“) und in der ersten Phase ist das Um und Auf – hier findet die Fokussierung auf das Anliegen und die konkrete Frage statt. Damit diese Präsentation nicht zum Ausschlusskriterium wird, sollte sie schon im Vorfeld gut angeleitet werden, z.B. durch ein verpflichtendes Briefing, Leitfragen, etc.
• Und wie immer: Rollenklarheit
  V.a. die Rolle der Projekteinbringer:in (präsentieren & zuhören) und der Tischgeber:in (moderieren + dokumentieren) sind klar zu unterscheiden, sonst entsteht Chaos.

Was mache ich, …

• …wenn die Projekteinbringer:innen sich verteidigen statt zuhören, neue Perspektiven blockieren, andere Perspektiven eher als Kritik verstehen und persönlich nehmen?
  Als Tischgeber:in immer wieder an die co-creative Haltung erinnern, an das gemeinsame Forschen; den Unterschied Kritik am Projekt ≠ Kritik an der Person deutlich machen; eine Kultur des konstruktiven Feedbacks von Beginn an einführen
• …wenn der Einstieg zu Phase 2 zu lange dauert und Projekteinbringer:innen sich schwer tun, auf den Punkt zu kommen?
  Von Anfang an vereinbaren, dass ihr gemeinsam auf die Zeiten achtet; als Tischgeber:in unterstützen mit Zeithinweisen und inhaltlichen Ergänzungen; Leitfragen von vorne herein immer sichtbar haben und vor dem Input nochmals für alle wiederholen und damit den Rahmen setzen; in der Wechselpause kurz beratschlagen, was wichtig war
•  …dass Ideen nicht zu groß werden und auf den Boden kommen?
  Hier hilft, schon für die Projekteinreichung gute Leitfragen zu formulieren und insbesondere in der 3. Phase ebenfalls mit sehr konkreten Fragen zu arbeiten, die die Machbarkeit im Blick behalten.

Spezialfall: Organisationsinterne Projektschmieden
Das Format „Projektschmiede“ ist auch für Organisationen eine Möglichkeit, mal entstandene Ideen abzuklopfen und eine bessere Entscheidungsgrundlage zu schaffen, ob sie weiterverfolgt werden sollen. Der Kernunterschied ist, dass die Projektschmiede in diesem Fall nicht im luftleeren Raum, sondern mitten in bestehenden Strukturen, Machtverhältnissen und Routinen stattfindet. Deshalb speziell zu beachten und zu klären ist:
– Ist die Teilnahme an der Projektschmiede verpflichtend oder freiwillig?
– Wieviel Augenhöhe & Offenheit ist möglich, wenn Teilnehmer:innen aus unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen im Raum sitzen? Wie gut kann Führungskräften eine offene und lernende Haltung gelingen?
– Wie gelingt eine Sicherung und dann auch Umsetzung der Ergebnisse? Wieviel Ressourcen stehen für die Umsetzung der sich bewährenden Ideen zur Verfügung? Sind sie on top oder wird Zeit eingeräumt? Wie docken sie an den bestehenden Organisationsstrukturen an?

Weiterführende Links

• Ein guter Ablaufplan mit Fragen zu jeder Phase gibt es unter: https://partizipation.at/methoden/projektschmiede-design-for-wiser-action/
• Sehr ausführliche Beschreibungen der einzelnen Schritte einer Projektschmiede inklusive Vorlagen, z.B. für die Dokumentation der 3 Phasen, gibt es beim Projektschmiede-Netzwerk in Österreich & Schweiz, die dieses Format im Rahmen von Bürgerbeteiligungs-Prozessen nutzen: https://projektschmiede.cc/

Autorin: Nicola Sekler