Tipps und Tricks zur professionellen Planung und Moderation von Videokonferenzen

Vorweg: Online Meetings sind anstrengend

Das hat schon rein biologische bzw. psychologische Gründe. Wann immer wir uns in Gruppen aufhalten ist unser Gehirn – im Hintergrund – damit beschäftigt zu klären: Bin ich hier sicher, gehöre ich dazu, werde ich hier anerkannt, wer mag mich – wer nicht, wo spüre ich Verbundenheit, usw. Dafür interpretiert es alles was passiert, aber auch Körperhaltungen, Gestik und Mimik aller Beteiligten. Die kleinen Ausschnitte der Anderen auf dem Bildschirm in Online Meetings geben einfach zu wenig Info her für das Gehirn, um Klarheit zu schaffen. Sprich, unser internes soziales Kontrollsystem ist dauernd „eingeschaltet“ – oder wir schalten komplett ab! Präsent und aufmerksam zu sein und zu bleiben ist in virtuellen Meetings anstrengender als in offline Meetings!

Was ist das Ziel des Meetings?

Diese Frage ist essentiell für Offline wie Online Meetings! Home-Office über mehrere Wochen scheint jedoch in manchen Organisationen bzw. Unternehmen zu mehr virtuellen Meetings bzw. Konferenzen zu führen als tatsächlich notwendig. Daher vor dem Einberufen eines Meetings kurz die Zielfrage stellen und klären: Geht es um Info-Weitergabe und/oder Updates, Brainstorming zu neuen Projekten, eine Entscheidung herbeizuführen und/oder einen Beitrag zum sozialen Arbeitsklima (Stichwort Verbindung stärken zwischen Kolleg*innen)? Diese Klarheit (und die Transparenz darüber) hilft nicht nur für die Motivation aller Teilnehmer*innen, sondern auch das Meeting-Design und die Moderation zu entscheiden.

Vorbereiten des Meeting-Desings

Mehr noch als reale Meetings leben virtuelle mit mehreren Teilnehmer*innen von einer guten und vor allem genauen Vorbereitung. Das betrifft die präzise zeitliche und inhaltliche Planung des Ablaufes genauso wie das Testen der Technik. Leerläufe wegen nicht funktionierender Technik, zu lang andauernde Diskussionen, Unklarheit betreff Ablaufs sind immer mühsam – in Online Meetings führen sie noch viel leichter dazu, dass Teilnehmer*innen sich „ausklinken“. Daher vorher genau planen – Klären des Zieles, präzise Agenda mit Zeitangaben, Formen und Methoden der Interaktion und/oder Entscheidungsfindung, Technikeinsatz, Dokumentation!

Moderation des Meetings – Vortrag oder Gespräch?

Steht ein Vortrag im Mittelpunkt bzw. eine reine Informationsweitergabe ist der Moderationsbedarf ein anderer als im Falle eines Gesprächs, Diskussion, Brainstorming oder Entscheidungsfindung.

Bei einem Vortrag mit Präsentation (mittels Bildschirm-Teilen) ist zu beachten:

• Achten auf zeitliche Länge: Mehr als 30 Minuten sind nicht zu empfehlen (für Vortragenden wie Zuhörende) – speziell wenn man mit Powerpoint oder Ähnlichem präsentiert, da dann der visuelle menschliche Kontakt völlig fehlt. Das wiederum ermüdet noch schneller! Gemeinsam mit Fragen und Antworten sollte eine Stunde nicht überschritten werden.
• Fragen und Antworten: Hier kann man den Chat gut nützen, um schon vorher bzw. während des Vortrages Fragen zu sammeln (Tipp: Fragen sollten direkt an den/die Moderator*in gestellt werden, damit sie nicht vom Vortrag ablenken). Der/die Moderator*in kann ähnliche Fragen Clustern und hat dadurch Kontrolle über die Zeit.

• Klarheit: Eine zentrale Moderationsaufgabe ist, Klarheit zu schaffen über den Ablauf, die Tagesordnung und die zeitliche Komponente sowie Gesprächsleitung. Bei Online Meetings ist noch mehr darauf zu achten, dass Teilnehmer*innen immer das Gefühl haben, dass sie wissen, was gerade passiert, wie lange es dauert und vor allem worum es geht. Das bedeutet konkret: Einleiten von Tagesordnungspunkten, zeitliche Vorgaben setzen, zusammenfassen – und Vielsprecher*innen bremsen sowie Zurückhaltende einladen.
• Einladende Gesprächsatmosphäre: Für viele ist es eine große Hürde sich bei virtuellen Meetings einzubringen und aktiv teilzunehmen – vor allem wenn mehr als 5-6 Personen beteiligt sind. Am Anfang des Meetings sollte zu einer kurzen Runde eingeladen werden (oft als „Check-In“ bezeichnet), in der jede/r alle begrüßt und sagt wie es ihm/ihr heute geht, ob es etwas Besonderes gibt oder es wird eine spezifische Frage der moderierenden Person gestellt. Das sollte nicht länger als 30-60 Sekunden pro Person dauern. Somit hat jede/r schon einmal gesprochen und wurde von allen anderen wahrgenommen – und auch die Technik wurde getestet.
• Kleingruppen: Bei größeren Gruppen (ab 6 Personen) ist es hilfreich immer wieder die Gruppe zu teilen. Technisch am leichtesten funktioniert das derzeit mit dem Programm „Big Blue Button“, das sogenannte „Break-Out-Räume“ ermöglicht – mit einem Knopfdruck kann der/die Moderator*in die Teilnehmer*innen in kleinere Gruppen einteilen, die sich dann untereinander austauschen können. Wie in offline Meetings sollen aber die Frage bzw. Aufgabenstellung ganz klar sein.
• Pausen: Dauert das Meeting mehr als 2 Stunden sind unbedingt Pausen einzuplanen. Das kann heißen für 10-15 Minuten klinken sich alle aus – man kann sich aber auch für eine gemeinsame Pause entscheiden; d.h. jede/r holt sich ein Getränk und man plaudert frei (wie in einer „echten“ Kaffeepause). Bei größeren Gruppen kann man auch hier kleinere Pausengruppen einrichten.

Methodische Tipps und Tricks

• Mikro aus, Video ein: Generell hilft es als Standard-Modus, wenn alle Teilnehmer*innen ihre Mikros auf stumm schalten (Vermeiden von Hintergrundgeräuschen) und ihr Video eingeschaltet haben (verstärkt das Gefühl von Verbindung, von „mir-wird-zugehört“ und unterstützt Präsenz).
• Check-In Runde: Eine konkrete Methode bei größeren Gruppen kann sein: Alle schalten ihr Video aus, nur der/die Moderator*in nicht. Diese/r fängt an mit dem Check-In und ladet dann eine andere Person ein weiterzumachen; diese schaltet ihr Video ein, macht ihren Check-In und ladet dann die nächste Person ein, die wiederum dann ihr Check-In macht usw. Das geht relativ schnell und erzeugt einen schönen Effekt – alle tauchen nach der Reihe auf!
• „Aufzeigen“: Einige Videokonferenz-Softwaren haben die Möglichkeit, dass Teilnehmer*innen die virtuelle Hand heben oder sonst technisch anzeigen, dass sie gerne sprechen wollen. Das erleichtert der Moderation Diskussionen effektiv zu leiten.

Autor: Peter Hofmann

Photocredits: Das Beitragsfoto sowie das Fließtextfoto stammt von Pixabay.