Ein Leitfaden für die Planung und Durchführung von hybriden Veranstaltungen

Die diesjährige REFAK/abif/AMS Tagung fand zum ersten Mal hybrid statt – mit ca. 50-60 Teilnehmer:innen vor Ort und 120 Teilnehmer:innen, die per Livestream mit dabei waren.

Vieles ist gut gelaufen, einiges ist uns währenddessen aufgefallen, was wir bei einer weiteren hybriden Tagung anders machen würden. Bildungsorganisationen müssen lernende Organisationen sein und werden durch aktive Kooperation kreativer und besser. Daher haben wir Präsenz- und Online-Teilnehmer:innen, Organisator:innen, Moderator:innen und Techniker:innen gebeten, gemeinsam auf die Tagung zu blicken. Wir bedanken uns insbesondere bei Günter Schüßler (CONEDU), Alexandra Gössl (abif) und Karolina Seidl (abif) für ihr Mitwirken dabei.

Im Folgenden stellen wir euch den daraus entstandenen Leitfaden vor, der viel Gelungenes, einige neue Ideen und auch einige Dinge beinhalten, die wir ein nächstes Mal anders, besser oder zusätzlich machen würden. Wir freuen uns natürlich über Ergänzungen und Erfahrungsberichte, die ihr darauf aufbauend macht und in einem Kommentar teilen wollt.

Leitfaden für hybride Veranstaltungen

Grundlegendes

Für grundlegende Überlegungen und Informationen zu hybriden Veranstaltungen empfehlen wir diese übersichtlichen Artikel:

Didaktische Vorüberlegungen

Zur Entscheidung des Formats

Was ist das Ziel der Veranstaltung?
Wer ist die Zielgruppe und welche (technischen, zeitlichen und räumlichen) Voraussetzungen hat diese?
Was ist das Ziel einer hybriden Veranstaltung?
Ist das Format für die Zielerreichung der Veranstaltung hilfreich oder hinderlich?
Ist das Veranstaltungsthema für eine hybride Veranstaltung geeignet?
Was ist der Mehrwert im Vergleich zu einer rein Präsenz- oder Online Veranstaltung? Lohnt sich der Mehraufwand für die Organisation aber auch für die Teilnehmer:innen?

Zur Ablaufplanung hybrider Veranstaltungen

1. Wie können Online- und Präsenz-Teilnehmer:innen gleichwertig abgeholt werden?

Alle Teilnehmer:innen tragen ihre Fragen und Anmerkungen in ein online Umfragetool (z.B. Mentimeter) ein, dadurch werden sie für alle Teilnehmer:innen sichtbar.
Wortmeldungen im Präsenzraum werden von der Moderation mit Mikro entgegengenommen (Achtung: Ohne Mikro hören nur die Teilnehmer:innen im Präsenzraum die Wortmeldungen).
Im Ablauf werden parallele Breakout-Rooms online geplant, während im Präsenzformat Murmelgruppen stattfinden.
Der Chat des Videokonferenzsystems wird für Fragen und Anmerkungen genutzt und durch eine eigene Online-Moderation für alle Teilnehmer:innen transparent gemacht.

2. Soll bzw. braucht es eine Interaktion zwischen den beiden Teilnehmer:innengruppen?

Vor der Veranstaltung (z.B. durch ein Vorstellungspadlet oder eine digitale Brainstormingwand zum Veranstaltungsthema, siehe #dido_17)
Während der Veranstaltung (siehe untenstehenden Teil)
Nach der Veranstaltung (z.B. indem die Teilnehmer:innen auf einer digitalen Pinnwand weitere Erfahrungen, Literaturempfehlungen oder nachträglich entstandene Fragen austauschen können)

Zur Beteiligung und Aktivierung von Teilnehmer:innen in hybriden Veranstaltungen

>> Wie gelingt es, Online-Teilnehmer:innen ein Zugehörigkeitsgefühl zu geben?

Indem die Kamera immer wieder ins Publikum schwenkt und auch Statements aus dem Publikum für die Online-Teilnehmer:innen abgefilmt werden.
Indem auch Fragen und Statements von Online-Teilnehmer:innen ermöglicht werden – nicht nur im Chat, sondern als Videostream.
Während in Präsenz Murmelgruppen stattfinden, können online Breakout Room-Sessions gemacht werden.
Die Ergebnisse aus Murmelgruppen und Breakout Rooms können die Teilnehmer:innen über eine digitale Umfrage (z.B. Mentimeter) oder digitale Pinnwand (z.B. Padlet oder Miro) an einem Ort für die weitere Bearbeitung/Beantwortung sammeln.
Auf der REFAK-Tagung fanden die Murmelgruppen/Breakout Rooms nach den Vorträgen statt. Durch eine weitere Murmelgruppen/Breakout Rooms-Einheit vor den Vorträgen wäre sicher noch mehr Einbindung, Sichtbarkeit und Fokussierung der Teilnehmer:innen möglich gewesen.

>> Wie können Online-Teilnehmer:innen im Präsenzraum sichtbar werden?

Durch einen Bildschirm oder eine Videowall im Raum, auf dem die Online-Teilnehmer:innen gestreamt und sichtbar werden.
Durch einen Bildschirm im Raum, auf dem der online Chat und/oder gemeinsame digitale Pinnwände, Umfragen, etc. zu sehen sind.
Gemeinsames Padlet aller Teilnehmer:innen zum kollaborativen Arbeiten und Befüllen von Erfahrungen, Inhalten und weiterführenden Hinweisen.

Ebenso können virtuelle Socializing-Räume für die Kaffeepausen und nach dem offiziellen Ende eingerichtet werden, um auch online einen Austausch und Vernetzung zu ermöglichen, z.B. online Pausenräume, in die alle Interessierte niederschwelligen Zugang haben.

Organisatorische Must haves bei Planung und Vorbereitung

Detailliertes Drehbuch: Wann hat wer welche Aufgabe zu tun?
- Präsenz- und Online-Beauftragte haben möglicherweise gleichzeitig unterschiedliche Aufgaben.
- Genau definieren, wann die Präsenz- oder Online-Moderation in beiden Räumen moderiert bzw. zu hören ist und wann es für jeden Raum eine gesonderte Moderation gibt (z.B. bei der Erklärung von Murmelgruppen vs. Breakout Rooms), insbesondere für die Technik.
- Präsenz- und Online-Moderation haben sich gut abgesprochen und es gibt einen Kommunikationskanal zwischen den beiden während der Veranstaltung (z.B. eine Kolleg:in, die Transmitterfunktion übernimmt – siehe untenstehende Erklärung).
- Sicherstellen, dass wirklich alle Beteiligten das Drehbuch haben und kennen
Feinabstimmungstermin: Alle organisatorisch Beteiligten kennen ihre Rollen und Aufgaben
Alle organisatorisch Beteiligten haben vorab alle Zugangslinks und Zugangscodes.
Vortragende/Externe kennen ihren Zeitplan und ihre Aufgaben.
Die Gesamtpräsentation ist mindestens zwei Tage vor der Veranstaltung fertig und alle organisatorisch Beteiligten haben die endgültige Version. Bei kurzfristigen Änderungen muss die aktualisierte Version an alle Beteiligten gesendet werden.
Die Veranstaltung sollte unabhängig vom Stream aufgezeichnet werden, um im Falle eines Ausfalls das Video später zur Verfügung zu stellen und ein Backup zu haben.
Klärung, auf welchen Geräten und vom wem die Regie übernommen wird (Steuerung der Bildschirmeinblendungen online und in Präsenz, welcher Ton wird online und Präsenz wiedergegeben).
Livestream und Videokonferenz müssen bei einer Organisation und in einer Zuständigkeit sein, damit die Software kompatibel ist. Der technische Support vor Ort muss sich mit beiden Systemen auskennen, Zugang und alle Berechtigungen haben.
Probeveranstaltung: Alle organisatorisch Beteiligten sind im Präsenz- und Online-Raum und spielen die Veranstaltung einmal durch – das Drehbuch wird bei Knackpunkten angepasst bzw. ZUMINDEST einmal das Drehbuch detailliert und zur Gänze mit ALLEN organisatorisch Beteiligten (Technik + Moderation) durchgesprochen.

Personelle und organisatorische must haves bei Durchführung

1-2 Techniker:innen, die eine durchgängige Betreuung für den Präsenzraum sicherstellen
1-2 Techniker:innen, die eine durchgängige Betreuung für den Online-Raum sicherstellen
1 Moderator:in für den Präsenzraum
1 Moderator:in für den Online-Raum
1 technischer Support für den Online-Raum (Anlaufstelle bei Problemen von Teilnehmer:innen und als Unterstützung der Online-Moderation)
1 Person in Präsenz, die die Koordination zwischen Techniker:innen, Online-Moderation und Moderation sicherstellt – Transmitterfunktion. Eventuell kann diese Funktion eine:r der Präsenztechniker:innen übernehmen. Dies muss vorab geklärt und Kommunikationskanäle festgelegt werden.
- Idee: Koordination zwischen Techniker:innen und Koordinator:innen via Signalgruppe, um reibungslosen Informationsfluss zu garantieren.
Wichtige Links und Codes (z.B. Mentimenter, Padlet) müssen für die Teilnehmer:innen beider Räume durchgehend sichtbar sein (z.B. im Chat, online auf einem Padlet, auf Flipcharts oder integriert in die Videokonferenz, z.B. Menti-App auf Teams).

Inhaltlicher Notfallplan

Die Information der Online-Teilnehmer:innen bei technischen Problemen im Livestream oder im Online-Raum, damit sie wissen, dass es ein allgemeines Problem gibt und an der Behebung gearbeitet wird.
Ein Video mit viel Augenzwinkern zur Eigentlichkeit der Technik von Jöran Muuß-Merholz als humorvolle Intervention einspielen.
Einen inhaltlichen Online-Notfallplan, wenn der Livestream abreißt
- Die Online-Teilnehmer:innen in kurze Breakout Rooms schicken, um die Zeit im Gespräch mit einem Austausch zu überbrücken.
- Die aktuelle Präsentation einblenden und die Online-Teilnehmer:innen um Assoziationen oder Kommentare bitten.
- Inhaltlich an die Präsentation anknüpfende Reflexionsfragen vorbereiten und im Notfall diese während eines Ausfalls online zur Verfügung stellen.

Nice to have bei der Durchführung

Kurze gemeinsame Vorbesprechung zur Abklärung letzter Fragen und Einstimmung mit allen Referent:innen, Vortragenden und Moderationen. Unbedingt in einem gesonderten Online-Raum, der unabhängig vom offiziellen Online-Veranstaltungsraum ist, damit dort parallel der Einlass geschehen kann.
Kurze gemeinsame Vorbesprechung aller Techniker:innen, um eventuelle kurzfristige Fragen klären zu können und sich noch einmal abzustimmen.

Autorinnen: Pia Lichtblau, Daniela Schratter und Elisabeth Steinklammer

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Tipps für hybride Veranstaltungen