#grumo_21: Unklare Erwartungen und unfreiwillig Teilnahme

Bin ich im falschen Film?

„Das darf doch einfach nicht wahr sein!“ denkt sich Paul inmitten eines Online-Meetings, für das er als Moderator beauftragt worden war. Ein paar mehr oder weniger geglückte Interventionen und rund zwei Stunden später ist das Meeting vorbei und Pauls Energiereserven sind ziemlich verbraucht. So beschreibt er die Situation auch, als er sich einige Tage später mit den vier Kolleg*innen – sie sind allesamt Expert*innen für die Arbeit in und mit Gruppen – zum Austausch trifft. Nach Monaten im Online-Format trifft sich die multiprofessionelle Gruppe endlich wieder mal physisch – ausgestattet mit tagesaktuellen Coronatest-Ergebnissen.

Unklarheit über Erwartungen

„Beauftragt wurde ich damit, einen Koordinierungsprozess zu begleiten. Wiedergefunden habe ich mich in einem handfesten Konflikt, der nicht bearbeitet werden kann, weil es ihn gar nicht geben darf“ führt Paul weiter aus. Rudi und Yasemine nicken und lassen die anderen so wissen, dass sie solche Situationen auch kennen. „Selbst wenn es vorab eine ausführliche Erwartungsklärung mit den Auftrageber*innen gibt, kann es sein, dass man wesentliche Dinge nicht in Erfahrung bringt“ spricht Yasemine aus eigener Erfahrung.

Paul hakt sofort ein, weil es bei ihm auch genau so gewesen ist. Er hatte beim Auftragsklärungsgespräch schon vermutet, dass es vielleicht Schwierigkeiten geben könnte in der bereits seit Jahren bestehenden Kooperation der Meeting-Teilnehmer*innen. Als er dies zur Sprache brachte, kam aber eine ganz klare Abfuhr. „Im Nachhinein ist mir die Reaktion des Auftraggebers als sehr starker Impuls erschienen, irgendwie nicht adäquat zu meiner Frage. Aber ich habe die Antwort halt auch ernst genommen“ ergänzt Paul und wird daraufhin von Rudi unterstützt, der meint: „Ich finde es ja schon immer wieder eine Herausforderung, zwischen den Anliegen zu unterscheiden – also klar zu haben, was würde ICH gut finden zu bearbeiten, und womit wurde ich BEAUFTRAGT.“

Irritationen offen legen

Paul erzählt dann noch, dass er während des Meetings auch genau das zur Sprache gebracht und nochmal dargelegt hatte, womit er seiner Meinung nach beauftragt worden war und in welche Richtung er jetzt aber auch arbeiten könnte. Damit wollte er mehr Klarheit reinbringen und auch die Möglichkeit anbieten, einen neuen Auftrag zu vergeben. Das war in dieser Situationen aber – wenig verwunderlich – nicht möglich und wurde von einigen Teilnehmer*innen sogar ignoriert.

Auch Maria assoziiert nun eine konkrete Situation mit dem Thema unklare Erwartungen. Sie erzählt von einem Fachtraining zu Kommunikationskultur für die Mitarbeiter*innen einer Abteilung einer größeren Organisation: „Das war vielleicht eine zähe Partie und es hat mehr als den halben Tag gedauert, bis ich rausgefunden habe, dass die das gar nicht machen wollen. Die wurden von der Bereichsleitung dazu genötigt und haben die Weiterbildung als Strafe empfunden, dafür, dass sie so schlecht im miteinander kommunizieren sind.“ Rudi schüttelt den Kopf und meint: „Ja, da kannst nix mehr machen. Sowas ist einfach nur ärgerlich.“

Im richtigen Film landen

Nach dem Austausch weiterer Beispiele schlägt Beate vor, einen Schritt in Richtung Lösungen zu gehen: „Ich bin mir sicher, dass wir auch sehr viele gute Strategien haben, mit solchen Situationen – unklare Erwartungen, unfreiwillige oder auch einfach nicht interessierte Teilnehmer*innen – umzugehen. Schließlich setzen wir uns alle fünf nach wie vor mit Gruppen auseinander und der Spaß ist größer als der Frust!“

Die anderen reagieren mit Gelächter und erleichtertem Seufzen, als sie sich allmählich ihre vielfältigen Kompetenzen immer mehr in Erinnerung rufen und die missglückten Erfahrungen aus dem Fokus geraten. Nach intensivem Austausch in einem 2er- und einem 3er-Team wird gegenseitig präsentiert, was ihnen alles eingefallen ist. Viele Ideen tauchen da wie dort auf und Rudi übernimmt die Aufgabe, alle Punkte mit zu notieren und in einer Art Checkliste mit dem Titel „Hilfreiches, damit alle im richtigen Film landen“ zusammenzufassen:

Fragen für die Auftragsklärung:

  • Wie kam es zur Idee für das Training/Seminar/Beratung/Workshop?
  • Von wem kam der Vorschlag?
  • Wie kam die Entscheidung zustande?
  • Waren alle einverstanden?
  • Ist die Teilnahme freiwillig?
  • Nehmen alle teil?

Was tun bei Irritationen während/nach der Auftragsklärung:

  • Nachfragen.
  • Der Irritation Raum geben.
  • Die Irritation offen legen.
  • Zeit nehmen zum wirken lassen, eventuell kurze Unterbrechung machen: Toilette, trinken, Notizen.
  • Wenn die Irritation nachhaltig ist, nochmals Kontakt aufnehmen.
  • Ausgangssituation schriftlich formulieren und überprüfen, ob einem selber alles klar ist. Wenn nicht, weitere Infos einholen.

Was tun, wenn sich eigener Widerstand gegen die Durchführung des Auftrags einstellt:

  • Selbstreflexion
  • Austausch/Intervision mit Unbeteiligten/Kolleg*innen
  • Supervision

Bei der Durchführung:

  • Zu Beginn Erwartungsklärung mit den Teilnehmer*innen machen.
  • Transparenz über das Auftragsdreieck.
  • Die Unklarheit/den Widerstand zum Thema machen.
  • Haltung: Alle tragen zur Klärung bei, nicht nur ich als Trainer*in/Referent*in
  • Seminarabbruch als Option in den Raum stellen: Nach dem Motto: Bevor alle unglücklich sind, ist es vielleicht besser, die Zeit anders zu verbringen.

Danach:

  • Nachbesprechung mit Auftraggeber*innen.

Unsere fünf Protagonst*innen nehmen sich nochmal ein paar Minuten Zeit und schauen sich die Liste gemeinsam an. „Es ist schon immer wieder beeindruckend, an was wir alles denken müssen, wenn wir mit Gruppen und Teams arbeiten“ meint Beate und fügt noch hinzu „aber natürlich auch, was wir alles können!“ Professionell gestärkt, dankbar für die Ressource, die der regelmäßige Austausch mit den Kolleg*innen darstellt und freudig über das analoge Wiedersehen, gleitet die Gruppe in den informellen Teil des Treffens über. Davor wird noch ein Thema für das nächste Treffen bestimmt: Wie können wir Gruppen dabei unterstützen, arbeitsfähig zu werden, wenn es grade drunter und drüber geht?

Autorinnen: Gerda Kolb und Irene Zavarsky

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