Sicher haben schon einige von euch missglückte Videomeetings hinter sich gebracht. Nachdem im #dido_15 alle technischen Hürden aus dem Weg geräumt wurden, geht es jetzt darum, Videokonferenzen zu leiten – und was dabei schief gehen kann.

Auslöser für diesen Beitrag war eine missglückte Videokonferenz, an der ich selbst teilnahm. Noch während der Konferenz habe ich notiert, was man besser machen könnte. Daran seht ihr schon, dass ich inhaltlich längst abgehängt war. Übrigens, links der Zettel im Original.
Allerdings hatte ich Zweifel. Lag es vielleicht einfach an mir und meiner zu kurzen Aufmerksamkeitsspanne? Erleichtert stellte ich fest, dass schon viele KollegInnen ähnlich frustrierende Videomeetings hinter sich gebracht hatten. Und auch auf YouTube ist das Thema millionenfach geklickt. Wir sind also viele! Der folgende Clip fasst das ganz gut zusammen. Leider ist das Video nur auf Englisch verfügbar, aber jeder, der schon mal an einer Videokonferenz teilgenommen hat, wird schmunzeln müssen – selbst wenn das Video lateinisch wäre.

Fünf Tipps für Videokonferenzen

1. Termin fixieren

Es klingt so einfach, doch nicht selten scheitert virtuelle Treffen schon an Termin-Missverständnissen. Verschickt deshalb am besten Termine die bestätigt werden müssen und sich automatisch in den Kalender eintragen. Das klappt z. B. mit Outlook ganz gut. Falls nicht alle Beteiligten mit elektronischen Kalendern arbeiten schickt noch ein email hinterher – sicher ist sicher 😉

2. Agenda vorab versenden

Schickt die Agenda als kurze Mail vorab an alle TeilnehmerInnen. So können sich alle darauf vorbereiten – oder absagen, wenn die Themen nicht relevant für sie sind. Achtet darauf, dass die Agenda klar formuliert und übersichtlich gestaltet ist. In der Videokonferenz ist die Agenda euer roter Faden, auf den ihr immer wieder zurückgreifen könnt.

3. Warm UP

Plant ein kurzes „Warmlaufen“ mit den TeilnehmerInnen! Das kann eine Vorstellrunde sein, oder auch ein kurzer „Ratsch“ über das Wetter vor Ort. Falls sich die TeilnehmerInnen noch gar nicht kennen nutzen wir gern diese Blitzlicht-Variante: Reihum ergänzt jede und jeder einen vorgegeben Satz. Passend zu unserem Thema könnte der Satz lauten: „Gute Videokonferenzen bedeuten für mich …“

4. Zeit steuern

Die Zeit eurer TeilnehmerInnen ist ein wertvolles Gut. Fixiert deshalb schon bei der Termineinladung den zeitlichen Rahmen, weist zum Start darauf hin und am wichtigsten – haltet euch daran. Startet pünktlich und steuert gegen, wenn es zu zeitfressenden Einzeldiskussionen kommt. Die lassen sich auch separat nach der Videokonferenz fortführen.

5. Sehen und hören alle das Gleiche?

Fragt gleich zum Start nach ob euch alle gut hören und sehen können. Wir arbeiten gerne mit Bildschirmübertragungen, wenn Aufgabenlisten oder Texte gemeinsam besprochen und bearbeitet werden. Das ist sehr effektiv. Vergewissert euch aber auch da, ob alle das Live-Bild sehen können. Gerade beim Umschalten auf Bildschirmübertragung kann es zu Störungen kommen.

Das waren unsere fünf Tipps für das Vorbereiten und Leiten von Videomeetings.

Autor: Michael Ziereis

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