Trainer*innen-Handbuch BigBlueButton

Für unsere Online-Lernangebote nutzen wir BigBlueButton als Webinar-Plattform. Die Funktionen, die BigBlueButton für Webinare zur Verfügung stellt, beschreiben wir hier!

Inhalt

▶︎ Was ist BigBlueButton (BBB)
▶︎ BigBlueButton Raumverwaltung
▶︎ Raum betreten und Audioeinstellungen
▶︎ Orientierung im BBB Raum
▶︎ Wie präsentieren wir etwas
▶︎ Dateien zur Präsentation hochladen
▶︎ Den eigenen Bildschirm freigeben
▶︎ Umfragen, Stimmungsbilder, Abstimmungen
▶︎ Breakout Rooms
▶︎ Checkliste für die Vorbereitung


Was ist BigBlueButton (BBB)

BigBlueButton ist Software für Server, mit der virtuelle online Seminarräume eingerichtet werden. Diese können dann via Webbrowser genutzt werden. BBB wird als Open Source Webkonferenz-System bezeichnet, ist aber vielmehr auf Bildungsveranstaltungen zugeschnitten, als dass es ein Konferenztool wäre.

Um BBB nutzen zu können, braucht es eine Installation auf einem Server. Es ist keine Installation von Software auf den Rechnern der Nutzer*innen notwendig. Die Technologie ist WebRTC wie bei anderen browserbasierten Videocall Anwendungen. Für BBB gilt daher wie für alle diese Systeme, dass der Chrome Browser die besten Ergebnisse bringt und empfohlen wird.

BBB wird weltweit sehr viel eingesetzt. Allerdings nicht im Segment der Firmennetzwerke und auch nicht im Segment der privaten Endnutzer*innen. BBB kommt aus dem universitären Umfeld und wird hauptsächlich von großen Bildungsinstitutionen wie Universitäten und zivilgesellschaftlichen Organisationen eingesetzt. BBB wird nicht von einem Unternehmen als Plattform vertrieben, sondern ist Freie Software. Der Code ist auf dem neuesten Stand, die Leistung von BBB hängt von der jeweiligen Installation und Betreuung der Server ab, auf denen BBB läuft.

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BigBlueButton Raumverwaltung

Mit BBB werden nicht Sessions, sondern Räume zur Verfügung gestellt. Es gibt keine Termin- sondern eine Raumverwaltung. Ein BBB-Raum, wenn er nicht von der Administration aktiv gelöscht wird, steht immer und rund um die Uhr zur Verfügung.

Den BBB-Räumen ist mit Greenlight eine virtuelle Raumverwaltung vorgelagert. Hier werden von Admins die Raumeinstellungen festgelegt. Es können Zugangsbeschränkungen eingestellt werden. Die wohl wichtigste Frage der Einstellung für einen virtuellen BBB Seminarraum ist, ob im Raum alle gleichberechtigt alles können (Moderator*innen-Rechte) oder ob unterschiedliche Rechte vergeben werden. BBB kommt, wie oben gesagt, aus dem universitären Feld, wird sehr viel dort eingesetzt und ist dementsprechend sehr egalitär aufgebaut. BBB unterscheidet sich darin von professionellen Webkonferenz-Systemen, wie sie in Firmen im Einsatz sind.

Haben wir den Link zu einem (oder mehreren) BBB Räumen, steigen wir über die Raumverwaltung in den Raum ein und können unseren Namen (oder Bezeichnung) frei wählen, wie wir im Raum angezeigt werden:

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Raum betreten und Audioeinstellungen

Für die Schritte rund um das Betreten eines BBB Raums und die Freigabe von Lautsprecher, Mikrofon und Kamera hat Nina Dirnweber vom VÖGB ein Videotutorial bereitgestellt.

Achtung: Die Freigaben unserer Lautsprecher, Mikrofone und Kameras funktioniert nicht automatisch so, wie in diesem Video. Hier bestimmen Browser-Einstellungen und nicht allein BBB, ob beim Einstieg die Auswahloptionen der Mikrofone angezeigt werden.

Die Browser-Einstellungen finden sich bei Chrome im Menü Chrome ▶︎ Einstellungen… ▶︎ im Abschnitt Datenschutz und Sicherheit unter ▶︎ Website-Einstellungen.

Hier können Berechtigungen unterschiedlich eingestellt und neu gesetzt werden. Dazu gibt es ein weiteres Tutorial des VÖGB:

Zu diesen Berechtigungen geht es außer über das Menü auch über einen Klick auf das Symbol des Vorhängeschlosses im Browser-Feld der Webadresse (siehe wie im obigen Video).

Wählt der Browser auf Grund der Einstellungen ohne Abfrage andere Audioeinstellungen aus als jene, die wir nutzen wollen, gibt es eine etwas versteckte Option aus BBB heraus, fast ein Trick, diese Einstellungen zu ändern: das Nein beim Echotest.

Wenn beim Echotest Nein angeklickt wird, kommen wir zum Fenster der Audio-Einstellungen und können sowohl Mikrofone als auch Lautsprecher anders bestimmen, wenn unser System mehrere erkennt. Sollte ein Headset-Mikrofon (oder das gerade nicht), statt dem Systemlautsprecher ausgewählt werden, so geht das hier.

Der Echotest kommt immer zu Beginn beim Einstieg. Er kann aber auch zwischendurch aufgerufen werden, wenn wir das Symbol des Telefonhörers im BBB Raum anklicken, um Audioeinstellungen ab- und wieder aufzudrehen. Auch hierzu ein Tutorial Video:

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Orientierung im BBB-Raum

Sehen wir uns die Gliederung eines virtuellen Seminarraums bei BigBlueButton an. Von links nach rechts finden wir

  1. eine schmale Leiste mit den Funktionen Chat, geteilte Notizen und der Anzeige der Teilnehmer,
  2. eine breitere Leiste, hier Öffentlicher Chat anzeigend und
  3. den großen Präsentationsbereich vor dunkelblauem Hintergrund.

Die beiden Leisten links sind ein- und ausklappbar. Über die schmälere Leiste wird bestimmt, was in der breiteren angezeigt wird: öffentlicher Chat, ein privater Chat-Kanal oder die geteilten Notizen.

Der Präsentationsbereich zeigt zum Einen die Kameraübertragungen jener Nutzer*innen an, die ihre Kamera gerade übertragen lassen. Zum Anderen wird als Präsentation das angezeigt, was die eine Person mit aktuellen Präsentationsrechten bestimmt. Zum Dritten finden wir hier Symbole und Schaltflächen für die wichtigsten Funktionen im Raum.

Wie eine Teilnehmer*in ihre Ansicht einstellt und verändert, obliegt der einzelnen Nutzer*in und wird nicht zentral von einer Person mit höheren Rechten bestimmt (Moderationsrechte bzw. Präsentationsrechte). Teilnehmer*innen können individuell

  • die Leisten links ein- und ausblenden,
  • die Präsentation aus- oder wieder einblenden,
  • das Präsentierte oder einzelne Kameras auf Vollbild schalten,
  • Kamerabilder über oder unter das Präsentierte verschieben,
  • die Größe von Kamerabildern und Präsentation im Verhältnis zueinander anpassen.

Zu Möglichkeiten, die Ansicht individuell zu bestimmen, gibt es dieses Tutorial von Nina Dirnweber im Youtube Kanal des VÖGB:

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Wie präsentieren wir etwas

Um etwas präsentieren zu können, müssen wir Präsentationsrechte haben. Im Gegensatz zu Moderationsrechten, die viele und auch alle Teilnehmer*innen gleichzeitig haben können, hat immer nur eine Person gerade die Präsentationsrechte inne. Umgekehrt können sich alle Teilnehmer*innen mit Moderationsrechten diese Präsentationsrechte jederzeit selbst oder anderen zuteilen. Dazu ist auf den Namen der Teilnehmerin oder des Teilnehmers zu klicken, wahlweise auf den eigenen, und der Befehl Zum Präsentator machen auszuwählen.

Wer gerade die Präsentationsrechte hat, ist auf einen Blick in der linken Leiste bei der Anzeige der Teilnehmer*innen ersichtlich. Nur bei einer Teilnehmer*in gibt es im Icon links oben das blaue Symbol für die Präsentation.

Wollen wir uns selbst dieses Recht zuteilen, geht das am schnellsten über das Plus-Symbol links unten im dunkelblauen Präsentationsbereich. Klicken wir es an, sehen wir Befehl und Schaltfläche: Zum Präsentator werden.

Haben wir uns über das Plus-Symbol die Hoheit über das Präsentieren geholt, zeigt uns dasselbe Symbol bei nochmaligem Anklicken etwas anderes, nämlich drei Optionen an:

  1. Umfrage starten
  2. Präsentation hochladen
  3. Externes Video teilen

Außerdem wird uns mit den Präsentationsrechten verbunden rechts von den mittigen Symbolen für Mikrofon, Audioeinstellungen und Kamera nun die Schaltfläche für Bildschirm freigeben angezeigt.

Wie ein externes Video geteilt werden kann, zeigt dieses Tutorial von Nina Dirnweber. Die anderen Optionen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

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Dateien zur Präsentation hochladen

Gibt es keine Präsentation mit animierten Elementen und eingebetteten Videos, empfiehlt sich das Hochladen als PDF-Datei. Es können auch andere Formate wie Work-Dokumente oder Powerpoint-Dateien hochgeladen werden. Allerdings macht ein Videokonferenz-System in solchen Fällen nichts anderes, als diese Dateien in PDF artige Bilddateien umzuwandeln. Optisch bessere Ergebnisse erzielen wir, wenn wir die Umwandlung in PDFs selbst vornehmen.

Um Dateien hochzuladen geht es über das Plus-Symbol wie oben beschrieben zum Befehl Präsentation hochladen. Er führt uns zu einer Bildschirmansicht, die in zwei Teile gegliedert ist. Oben können wir die bereits hochgeladenen Dateien aufgelistet sehen, auswählen oder wieder löschen. Darunter können wir Dateien neu hochladen. Das System entspricht im Kern jenem, wie wir Anhänge in E-Mails hochladen.

Das Bildschirmfoto unten zeigt eine Liste von drei Dateien, man erkennt, welche im Moment noch den Teilnehmer*innen angezeigt wird und welche gerade, nachdem sie ausgewählt und die Hochladen-Schaltfläche geklickt wurde, vom System hochgeladen wird. Nach dem Upload wird sie konvertiert und danach sofort angezeigt.

Wollen wir keine neue Datei hochladen, sondern nur die ausgewählte Präsentation ändern, genügt der Klick in der Liste der Dateien auf das Kreis-Symbol mit anschließender Bestätigung via Schaltfläche oben.

Über den gleichen Weg können wir mit dem Symbol davor den Teilnehmer*innen das Herunterladen der Präsentation erlauben. Mit dem Mistkübel-Symbol danach können wir hochgeladene Dateien wieder löschen. Wird ein Raum von allen Teilnehmer*innen verlassen, werden alle Dateien bis auf die default.pdf allerdings vom System aus automatisch gelöscht.

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Den eigenen Bildschirm freigeben

Die Person mit Präsentationsrechten im Raum kann als einzige*r Teilnehmer*in ihren Bildschirm freigeben. Die Schaltfläche dafür findet sich in der dunkelblauen Präsentationsfläche unten rechts neben den Symbolen für Kamera, Audio und Mikrofon.

Mit dem Klick auf das Symbol für die Bildschirmfreigabe übernimmt die nächsten Schritte der Browser, da es sich um eine Berechtigungsfrage auf der Ebene des Browser handelt. Das heißt umgekehrt, diese Funktion ist bei allen Webkonferenz-System gleich, die über Browser funktionieren, und sie unterscheidet sich leicht zwischen den Browsern. Hier eine Ansicht aus einem Chrome Browser:

Zu sehen ist hier, dass es drei grundsätzliche Möglichkeiten gibt, was überhaupt geteilt werden soll. Diese drei Optionen stehen als Registerkarten zur Verfügung und heißen

  • Ganzer Bildschirm
  • Anwendungsfenster
  • Chrome-Tab

Das Teilen des ganzen Bildschirms ist selten angeraten, da nicht nur alles und ziemlich wahrscheinlich zu viel angezeigt, sondern auch eine Endlosschleife produziert wird.

Im zweiten Register Anwendungsfenster werden jene geöffneten Programmfenster (und Dateien) angezeigt, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt gerade am Gerät geöffnet sind. Geöffnet heißt hier, dass sie nicht nur geöffnet und aber minimiert sondern wirklich offen sind. Es muss sich also um Fenster hinter dem Browserfenster handeln. Im Fall des Bilds oben sehen wir geöffnet und damit für die Bildschirmfreigabe auswählbar: Chrome, Libre Office, Firefox, Email und einen Kalender.

Im dritten Register werden uns die weiteren in Chrome geöffneten Websites angeboten. Wollen wir andere Websites in unseren Präsentationen im virtuellen Seminarraum herzeigen, müssen wir diese Websites also vorab in anderen Tabs öffnen und können sie dann auswählen.

Solange im Browser eine Bildschirmfreigabe aktiviert ist, blendet uns der Browser eine eigene schwebende Leiste zum Freigabe beenden ein. Haben wir diese ausgeblendet, können wir die Freigabe im Chrome-Tab mit dem geöffneten BBB Raum über die Schaltfläche beenden, mit der die Freigabe aufgerufen wurde.

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Umfragen, Stimmungsbilder, Abstimmungen

BBB hat eine Umfrage-Funktion. Diese bietet einige elaboriertere Möglichkeiten. Darüber hinaus eignen sich sowohl die Statusfunktion als auch die Option des Whiteboards für Abstimmungen. Und schließlich können externe Dienste über den Chat, die geteilten Notizen und die Bildschirmfreigabe eingebunden werden.

Am schnellsten und einfachsten lässt sich die Funktion Status setzen für Abstimmungen einsetzen; z.B. um zu sehen, ob alle nach einer Pause wieder da sind, für kollektive Stimmungsbilder, für Daumen-rauf versus Daumen-runter Abstimmungen usw.

Zuerst ist darauf zu achten, dass der Status aller Teilnehmer*innen zurückgesetzt ist. Das geht einfach über das Zahnrad-Menü rechts der Beschriftung der Teilnehmer-Sektion in der linken Seitenleiste: Alle Statusicons löschen.

Im nächsten Schritt wird die zur Abstimmung stehende Frage gestellt, ob per Audio-Übertragung, im Chat oder aus einer Präsentation heraus.

Die Teilnehmer*innen klicken ihre eigenen Namen an und setzen über den Befehl Status setzen ihre Emoticons. In Echtzeit und für alle sichtbar sammeln sich die Emoticons, wobei Abstimmungen über diesen Weg für alle transparent auch den Personen zugeordnet werden können und auf einen Blick zu sehen ist, ob alle abgestimmt haben oder noch jemand fehlt.

Wie Abstimmungen über die Funktion des Whiteboard Mehrbenutzermodus aussehen könnten, deutet das Bildschirmfoto hier im Handbuch weiter oben an. Der Abschnitt Orientierung im BBB Raum zeigt die Frage „Was gab’s zum Frühstück?“ und vier Antwortmöglichkeiten auf einer vorbereiteten Präsentationsfolie. Gibt die Person mit den Präsentationsrechten nun über die schwebende Leiste rechts der Präsentation über das Icon Mehrbenutzermodus starten für alle Teilnehmer*innen die Werkzeuge zum Malen frei, können sie über den Weg ihre Kreuzerln oder ähnliches an den Stellen malen, wo sie wollen und wie es im Anschauungsbeispiel oben zu sehen ist.

Die eigentliche Umfrage-Funktion von BBB kann nur die Person mit den aktuellen Präsentationsrechten starten. Dort, wo wir die Schaltfläche im dunkelblauen Präsentationsbereich links unten mit dem Plus-Symbol finden, geht es zu Umfrage starten. Wir bekommen in der größeren der beiden Seitenleisten dann die Optionen für Umfragen angeboten. Klicken wir Benutzerdefinierte Umfrage an, sieht das alles zusammen so aus.

Unsere Optionen im Umfrage-Tool von BBB sind zum Einen, dass wir auf die vorstrukturierten Antwortmöglichkeiten zurückgreifen. In einem solchen Fall sollten wir die vorangestellte Frage am Besten in den Präsentationsfolien vorbereitet haben. Kommen wir zur Folie mit einer Frage an die Teilnehmer*innen, machen wir parallel den Umfrage-Modus auf und wählen die Antwortmöglichkeiten aus, die den Teilnehmer*innen vorgegeben werden sollen. Wir erhalten dazu nach Auswahl der gewählten Option die Schaltfläche Umfrageergebnisse veröffentlichen. Anklicken, damit das Vorbereitete allen angezeigt wird.

Für die benutzerdefinierte Umfrage sind die Optionen einfach selbst einzugeben. Solche Umfragen lassen sich vorbereiten, wenn wir dauerhaft im Präsentationsmodus sind. Allerdings ist zu bedenken, dass beim Wechsel der Präsentationsrechte zu anderen Teilnehmer*innen diese aktiven und gegebenenfalls extra vorbereiteten Umfragen zurückgesetzt werden.

Komplexere und vor allem wichtigere Umfragen, die nicht nur flüchtig im Verlaufe einer Präsentation abgefragt werden, sondern länger gespeichert sein sollen, werden besser mit externen Tools vorbereitet. Sie können im Raum dann über den Chat oder geteilte Notizen verlinkt werden und können über die Bildschirmfreigabe auf den Präsentationsbereich gelegt werden.

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Breakout Rooms

Für Gruppenarbeiten bietet BBB analog zu vielen anderen Videokonferenz-Systemen die Funktion der Breakout-Räume an. Bei diesen handelt es sich um temporäre BBB-Räume, die nach Ablauf der voreingestellten Zeitdauer vom System automatisch geschlossen werden und alle Teilnehmer*innen in den gemeinsamen Raum zurückschicken. Die Funktion kann von jeder Person mit Moderationsrechten über das Zahnradsymbol in der linken Seitenleiste rechts der Überschrift des Teilnehmer-Abschnitts gestartet werden. Es sind drei Dinge festzulegen,

  1. die Anzahl der Breaktout-Räume,
  2. die Dauer, wie lange diese temporären Räume existieren sollen,
  3. die Zuteilung der Teilnehmer*innen, die wiederum über drei verschiedene Wege getroffen werden kann:
    1. Vom System aus zufällig.
    2. Durch die Teilnehmer*innen selbst, die dann den gewünschten Raum einfach anklicken, in den sie gehen wollen.
    3. Durch Zuteilung durch die Person, die die Funktion gestartet hat.

Befinden sich alle Teilnehmer*innen in ihren Breakout-Räumen, kann die administrierende Person draußen bleiben oder in diese Räume einsteigen bzw. hineinhören.

Im folgenden Tutorial ist zu sehen, wie das aussieht:

Während die temporären Räume aktiv sind, läuft der Timer mit der vorab definierten Zeit. Der Ablauf der Zeit ist in jedem Raum sichtbar. Eine Minute vor Zeitablauf erhalten die Teilnehmer*innen in ihren Räumen eine Vorwarnung, dass in einer Minute der Breaktout-Raum geschlossen wird. Die administrierende Person kann die temporären Räume jedoch auch vor Ablauf der Zeit schließen.

Bei der Wahl des Zeitraums ist zu bedenken, dass bei jedem Raumwechsel von allen Teilnehmer*innen wieder die Freigabe von Mikrofon mit Echotest und die Freigabe der Kamera zu durchlaufen ist.

Für längeres und häufigeres Arbeiten mit Arbeitsgruppen bietet sich an, nicht auf die temporären Breakout-Räume zurückzugreifen, sondern permanente BBB-Arbeitsräume zu erstellen und zu nutzen.

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Checkliste für die Vorbereitung

Was können und sollten wir im Vorfeld abhaken?

  • technische Infrastruktur einrichten und überprüfen:
    • Internetverbindung (Computer an der Standleitung, also Lan statt Wlan),
    • Lautsprecher,
    • Kamera,
    • Mikrofon,
    • Chrome Browser (Berechtigungen für Lautsprecher, Mikrofon, Kamera).
  • den eigenen Sendeplatz einrichten:
    • Geräuschquellen ausschalten/minimieren (Smartphone auf stumm),
    • Lichtverhältnisse überprüfen (Gegenlicht?, Lichtquelle für Gesicht),
    • Wasser bereitstellen (wie sonst bei Vorträgen gegen Frosch im Hals),
    • Hintergrund bedenken (was fängt die Kamera ein, Laptop auf Bücher stellen),
    • Papierblock & Stift für Notizen (vl Fahrplan vornotiert),
    • Teilnehmer*innenliste samt Handynummern (um sie bei technischen Problemen kontaktieren zu können)
    • Uhr.
  • Desktop vorbereiten:
    • unnötige Anwendungen schließen (z.B. E-Mail-Client),
    • Dokumente/Dateien/Tools für Vortrag bereithalten,
    • im „Screenshare“ Modus Herzuzeigendes öffnen (Tabs im Browser, Anwendungen nicht minimiert).
  • Rollenaufteilung abklären:
    • Wer ist meine Moderatorin, Moderator?
    • Wer ist mein technischer Support?
    • Haben alle voneinander die Telefonnummern/Kontaktdaten griffbereit?
    • Haben wir unser Drehbuch abgesprochen?
  • BigBlueButton:
    • Link für den Raum (Welche Einstellungen hat der Raum?),
    • Testlauf im Vortragsraum mit zweiter Person durchspielen (passt der Ton des Mikrofons, funktionieren die Funktionen, die wir nutzen wollen?).

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YouTube-Videos

Alle genannten und noch weitere Kurzvideos zu den verschiedenen Funktionen von BigBlueButton findest du HIER.


Autor: Hans Christian Voigt

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